Menu
EP. #6 - GTD Gyorstalpaló
No.1 Rögzítés
Sziasztok! A mai KV szünetben egy számomra sorfordító témát hoztam nektek.
Ez pedig nem más, mint a rögzítés. Nem a csavaros, szöges megoldás, hanem az a mindennapos tevékenység, amit csak félig tudatosan végzünk, automatikusan, minden nap, ha valami érdekeset találunk, feladatot kapunk, vagy találunk ki és valahova fel kell írni.
Ezt a tevékenységet onnantól kezdve, hogy tudatosan kezdtem el kezelni, radikálisan megváltozott több dolog is az életemben. Erről fogunk ma beszélni!
Kezdjük is azzal, hogy mit értünk Rögzítés alatt. A kifejezés a GTD 5 lépéséből az első lesz. Elég egyértelmű, hogy miért. Mielőtt bármibe fognánk, előtte a “feladat”, hogy azt csináljuk meg, valahol megszületik és ütemezésre kerül. Ez igaz a spontán ötletekre és az előre megtervezett éves projektekre is, csak más a kivitelezés hossza a kettőnél.
Rögzítésnek nevezünk bármit, ami megoldatlan, elvarratlan szálként kerül be az életünkbe és szeretnénk azzal valamit kezdeni az elfelejtésen kívül. Így, mint funkció az életünkben elengedhetetlen dologgá vált. Olyannyira, hogy már oda se figyel rá az ember, csak csinálja, csak általában ennyi odafigyeléssel, ami viszont később több gondot okoz, mint amennyit a rögzítés pillanatában megoldott.
Add meg itt a címsor szövegét
Egyszerűen fel tudunk írni bármit, szinte bárhova, ami fontos. Telefonba, laptopon, jegyzetfüzetbe, Post-it-re, hűtőre, újság szélére… Ahova épp jól esik.
A rögzítés nem tudatos kezelése pont ezt a gondot hozza, hogy oda jegyzetelünk, ahova épp jól esik. Ami persze nagyon kényelmes és megszokott. Idővel ez a megszokás kifejlődhet odáig, hogy tényleg csak pár helyre írogatunk ilyeneket, ami már egy fokkal jobb.
A gond ezzel az, hogy a nem tudatos rögzítés Csak adott pillanatban veszi le a feszültséget rólunk és csak ott, abban a percben ad megkönnyebbülést.
Itt fontos kiemelni, hogy ez még mindig jobb, mintha megpróbálnánk mindent megjegyezni! A GTD egyik alapvetése, hogy az elménk a feladatok kitalálására van, nem azok tárolására. Ennek megfelelően kell kezelni a feladatokat, valahova ki kell helyezni, egy megfelelő tárolóba. A “tárolóra” majd kicsit később még kitérünk.
Visszakanyarodva a megfelelő rögzítéshez.
A rögzítésnek két fontos funkciója van az életünkben
Egyrészt biztosítjuk magunkat arról, hogy van, ami erre emlékezni fog, így szinte már kész is, mert ütemezni kell csak és megcsinálni. Nem kell fejben tartani, látjuk, rendezhetjük, időzíthetjük, tudunk hozzá segítséget, vagy információt kérni majd. Gyakorlatilag a kis, vagy nagy projektünk első lépése ez volt.
Másrészt az a kihívás, hogy mindent jegyezzünk meg és soha, semmit ne felejtsünk el, mert nem azért jött azaz elvarratlan szál a mi kis világunkba, hogy az is maradjon, az önmagában egy iszonyatos mértékű stresszt helyez ránk. Minden egyes nap. A stressz egy bizonyos mennyiségben és formában jó dolog, mert felpörget. Az ilyen típusú azonban, ahol az a feszültség forrása, hogy vajon mindenre emlékszünk-e, mindent felíírtunk-e, hova is írtuk fel, pont nem ez a fajta.
Ha magadba nézel, akkor próbáld meg nyitottan és őszintén átvizsgálni, hogy mennyi energiát igényel tőled az, hogy minden teendőddel naprakész legyél. Bevásárlás, ház körüli munkák, munkahelyi projektek, karrier management, családi élet, kapcsolatépítés, cégépítés, vállalkozás management, adminisztrálás, ÁFA befizetés, adóbevallás, sport, hobbik és még sorolhatnánk. Ne stresszként kezeld ezt most, hanem energiaigényként. Mennyit visz el a napi “készletedből” az, hogy ezek mind rendben legyenek, ha nem tudatosan jegyzed őket le, csak ad-hoc módon és helyre. Mondjuk osztályozd magadban 1-től 10-ig terjedő skálán, ahol a 10-es a rettenetesen sok energia és odafigyelés. Adok rá most pár másodpercet, csak fusd át a kérdést és érzésre mondj egy számot.
Ha 1 és 4 között vagy valahol, annak kifejezetten örülök, jó úton jársz és nem magadat terheled a feladataiddal. Vagy csak ennyi idő alatt nem is tudtad még átlátni, hogy mi mindenre figyelsz nap mint nap, öntudatlanul.
Ha 5 és 7 közötti érétket adtál magadnak, akkor azt már te is érzed, hogy ez egy fontos és megállás nélkül benned ketyegő óra, amit folyamatosan fel kell húzni, mert ha megáll, akkor dolgok nem lesznek elvégezve. Ez idő és belső energia, amit arra kell fordíts, hogy ezt a káoszt egyben tartsd. Jobban is ki lehetne használni ezt, mint feladatok észben tartására.
Ha azt érzed, hogy 8-10 között mozogosz, akkor te vagy az, aki igazán érzed, hogy miért fontos a megfelelő rögzítés. Voltam ezen a szinten én is és tudom, mert ezt nem lehet elfelejteni, hogy milyen érzés. Mintha puszta kézzel szeretnél megtartani 10 marék vizet, de valahol folyton ereszt. Ez pedig feszültséget generál. Gondolom ismered az érzést, amikor éjszaka felébredsz valamiért és ott van egy feladat a fejedben, amit meg kellett volna csinálni. Rutinosabbak erre már tartanak egy kis jegyzetfüzetet az ágy mellett, mert reggelre szinte biztos, hogy tovaszáll.
Miért fontos ezt ennyire tudatosan kezelni? Mert minél magasabb értéket adtál magadnak, a feladataid egyben tartása annál több stresszt helyez rád nap, mint nap. És ez egy nyomasztó érzés, ami feszültté tehet, ingerültté, pontatlanná és sokkal kevésbé hatékonnyá idővel, ami viszont már egy saját farkába harapó kígyó lesz. A stressz rettenetes dolog és tenni kell ellene. Ez az egyik kulcs motívum a GTD-ben is, engem többek közt ez fogott meg anno.
A GTD szervezete pár éve készített egy nemzetközi kutatást azok között, akik elvégezték a tréninget. Átalgolva a válaszokat az jött ki, hogy több mint 30%-kal csökkent a mindennapos stressz érzése a válaszadók közt. Ez persze relatív, mint az én előbbi kérésem, hogy értékeld magad 1-től 10-ig. Mégis, a 30% szemmel látható és releváns változás.
Gondolj bele, hogy mennyivel lenne nyugodtabb minden napod és mennyi energiát tudnál megspórolni, amit eddig a stressz vitt el. Ha nem olyan sok, akkor is számít. Ha sok? Akkor pláne.
Ahhoz, hogy ezt elérd, az egyik legfontosabb lépés a GTD 5 lépése közül a rögzítés!
Pár tipp, hogyan is vágj bele
Válassz!
Válassz egy, vagy két eszközt, amit rögzítésre használsz. Itt ne csak a konkrét eszközre gondolj, hogy “a mobilom”. Azon belül is millió helyen tudsz elrejteni feladatokat.
Ha digitális eszközben gondolkodsz, akkor olyan megoldást keress, ami több eszközödön is elérhető, így egy platformmal áthidalod az elektronikus eszközeidet. Gondolkokodj konkrét programokban, appokban. Például, rögzítésre kiváló digitális eszköz a Todoist. Nekem hosszú tesztelés és válogatás után ez lett az abszolút befutó. De mellette még rengeteg lehetőség van. Ott van az Asana, a Microsoft Todo, a ClickUp, a Notion, az Evernote, a Things 3, a Remember the milk, vagy a Wrike, hogy tényleg csak a legnépszerűbbeket említsem.
Mindegyik program kiváló a maga nemében, keresd meg azt, ami neked a legmegfelelőbb.
Ha nem digitális eszközben gondolkozol, akkor is működik. Legyen egy jó határidőnaplód, vagy moleskin jegyzetfüzeted.
Mindegy melyiket választod, de olyan mellett dönts, ami mellett úgy érzed, hogy konzekvensen ki tudsz tartani.
Mi lehet a választás alapja?
Mondok pár szempontot, amiket én is végig pörgettem magamban.
- Melyik tetszik? Nekem fontos volt, hogy a feladataimat, ha már egy helyen kezelem, akkor ne egy ronda felületet nézzek egész nap.
- Legyen könnyen kezelhető. Nem akartam olyan megoldást, ahol sok időt vesz el a feladatok berögzítése.
- Legyen sokoldalú. Használok minden nap a munkám során mobilt, tabletet és laptopot is. Ezeken mind elérhető kellett legyen. Plusz sokféle rögzítési megoldás van, mindre igényt tartottam. Tudjon fogadni beírt szöveget, csatolt fotót, vagy akár hangjegyzetet is.
- Legyen intuitív a használata. Mobilon például működjenek a swipe mozdulatok, amikkel sokkal dinamikusabban kezelhető egy app. Minden felületen pedig amennyire lehet, dolgozzon a kezem alá. Itt nyert például egy nagyot nálam a Todoist a preditív feladatbevitelnél. A rendszer mögötti AI igyekszik kitalálni, hogy mit akarsz írni és segít.
- Legyen olcsó. Csak egy feladat rögzítőre nem akartam sokat költeni. Egy jegyeztfüzetnél ez egyszeri költség (amíg persze be nem telik), egy app-nál viszont havi, vagy éves költség általában, ha minden funkciót ki akarsz használni. Az ingyenes verziók pedig sok lemondással járnak általában.
- Plusz egy, ami nekem fontos volt, de lehet neked nem lesz. Alkalmas legyen GTD rendszer felépítésére. Ez szerintem adja magát. GTD-vel kezelem az életem, mind munkában, mind a cégeimben, mind otthon. Ezt tudnia kell kezelni. Szerencsére a módszer nem kimondottan bonyolult, így a legtöbb program ezt megugorja.
Ha megvan a választott, akkor a feladat annyi, hogy mindig oda kerüljenek fel azok, amiket szeretnél feljegyezni.
Na ez persze eleinte fog kihívást okozni, de bőven megéri. Ha a fentiek alapján ebbe belevágnál, akkor annyit kérek: adj ennek a módszernek két hetet. Addig ne köss kompromisszumot magaddal és pöcköld le a bal válladról a kis vörösen izzó manót, aki arra bíztat, hogy jó lesz az újságpapír széle is, ami pont ott van előtted és kényelmes lenne.
Két hét alatt bőven eleget gyakorlod, hogy már ne kelljen mindig figyelni erre és be tud ivódni a szokásaid közé. Már érezni fogod a hatását, hogy könnyebb a mellkasod és nem feszíti annyira a sok feladatod.
Mit rögzíts feladatként, következő lépésként?
Na ez a másik fontos rész. A válasz pedig egyszerű. Mindent. Mindent, amivel foglalkozni szeretnél majd valamilyen okból, vagy foglalkoznod kell vele. Ez lehet egy email megválaszolása, kitalálnji, hogy mi legyen a karácsonyi ajándéka az anyósodnak (ez ugye már inkább önfenntartási ösztön is), de azt is, hogy mikor kell elkezdened megcsinálni a negyedéves jelentést (nem leadni, elkezdeni. Ha akkor jut eszedbe, mikor le kell adni, akkor már késő).
Ennyi. Miért így? Mert akkor leszel biztos abban a programban, amit használsz – és mered elfelejteni a feladataidat -, ha biztos vagy benne, hogy minden feladatod be van rögzítve egy megbízható rendszerben.
Ide is egy GTD-s idézet, s ezzel is zárnám a mai adást: “Csak akkor érezheted magad nyugodtan azzal kapcsolatban, amit nem csinálsz, ha tudod mi az.”
Szerintem zseniális gondolat és ezzel búcsúzom tőletek mára.
A következő epizódik pedig, a legjobbakat!
Kövess a kedvenc podcast lejátszódban, hogy le ne maradj:
Ha kérdésed van, itt üzenhetsz szóban is: